Một số nội dung cần quan tâm trong lập hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính

18/11/2022

Qua thực tiễn thực hiện chức năng giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về thi hành pháp luật xử lý vi phạm hành chính, Sở Tư pháp nêu lên một số vấn đề cần chú ý quan tâm để tránh xảy ra sai sót trong quá trình lập hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính, đó là:

(1) Trong quá trình lập biên bản vi phạm hành chính cần đối chiếu thẩm quyền theo Điều 58 Luật Xử lý vi phạm hành chính, Điều 12 Nghị định số 118/2021/NĐ-CP và nhất là thẩm quyền theo quy định tại nghị định xử phạt chuyên ngành (đây là căn cứ chủ yếu) để tránh trường hợp lập biên bản vi phạm hành chính sai thẩm quyền.

(2) Trong quá trình xử phạt vi phạm hành chính nếu gặp khó khăn, lúng túng trong xác định thẩm quyền lập biên bản vi phạm, thẩm quyền xử phạt, cần chủ động kịp thời phối hợp trao đổi giữa các cơ quan chức năng để tháo gỡ, không để kéo dài, dẫn đến vi phạm thời hạn lập biên bản, chuyển hồ sơ, ra quyết định…

(3) Chú ý thời hạn lập biên bản vi phạm hành chính trong các trường hợp theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị định số 118/2021/NĐ-CP.

(4) Trường hợp lập biên bản vi phạm hành chính tại trụ sở cơ quan của người có thẩm quyền lập biên bản hoặc địa điểm khác (không phải là địa điểm vi phạm) thì phải nêu lý do cụ thể quy định tại khoản 2 Điều 58 Luật Xử lý vi phạm hành chính.

(5) Về người chứng kiến, tuy Luật Xử lý vi phạm hành chính không quy định trường hợp nào không được làm người chứng kiến, tuy nhiên để đảm bảo tính khách quan thì không nên bố trí người chứng kiến là thành viên của đoàn thanh tra, kiểm tra hoặc những người của cơ quan nhà nước liên quan đến xử lý vụ việc…  

(6) Mô tả vụ việc; giờ, ngày, tháng, năm, địa điểm xảy ra vi phạm,... hành vi vi phạm trong biên bản vi phạm hành chính cần ghi đầy đủ theo quy định tại điểm đ khoản 4 Điều 12 Nghị định số 118/2021/NĐ-CP.

(7) Biên bản vi phạm hành chính ghi nội dung về giải trình cần ghi đầy đủ hai hình thức giải trình là giải trình trực tiếp và giải trình bằng văn bản theo quy định tại Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính (trừ trường hợp trong biên bản vi phạm hành chính, người vi phạm đã chọn một hình thức giải trình cụ thể hoặc người vi phạm từ chối yêu cầu giải trình thì ghi quyền giải trình phù hợp với ý kiến của người vi phạm).

(8) Trong trường hợp vụ việc cần có người chứng kiến, phiên dịch, người bị thiệt hại… thì khi lập biên bản vi phạm hành chính, những người này phải được ký vào từng trang biên bản theo quy định tại điểm a khoản 5 Điều 12 Nghị định số 118/2021/NĐ-CP.

(10) Biên bản vi phạm hành chính lập xong cần phải giao cho người vi phạm theo đúng hướng dẫn tại Mẫu biên bản số 01 kèm theo Nghị định số 118/2021/NĐ-CP. Trường hợp lập biên bản vi phạm hành chính đối với tổ chức thì cần phải giao biên vi phạm hành chính cho người đại diện hợp pháp của tổ chức vi phạm.

(11) Trường hợp phát hiện chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh vi phạm hành chính, khi lập hồ sơ xử phạt cần quan tâm xác minh để chứng minh mối quan hệ giữa pháp nhân, tổ chức với chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trong việc thực hiện hành vi vi phạm theo quy định tại khoản 4 Điều 3 Nghị định số 118/2021/NĐ-CP.

(12) Sử dụng các biểu mẫu trong xử phạt vi phạm hành chính cần đảm bảo đúng với biểu mẫu được ban hành theo Nghị định số 118/2021/NĐ-CP (trừ các biểu mẫu do một số bộ, ngành quy định).

(13) Biên bản vi phạm hành chính cần ghi chép cẩn thận, chính xác, đầy đủ, hạn chế sai sót về nội dung. Trong trường hợp bắt buộc phải tẩy xóa, sửa chữa thì phải có ký xác nhận của người vi phạm, những mục trong biên bản không có thông tin thì cần gạch mà không nên để trống.

(14) Đối với các vụ việc phải chờ kết quả giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm… để làm căn cứ lập biên bản vi phạm hành chính thì cơ quan, người có thẩm quyền nhận được kết quả giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm… phải thực hiện thủ tục giao nhận đầy đủ để làm cơ sở xác định thời hạn lập biên bản vi phạm quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị định số 118/2021/NĐ-CP.

(15) Trong quá trình xử lý vi phạm hành chính đối với tổ chức, doanh nghiệp cần quan tâm xác minh thông tin pháp lý về tổ chức, hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp, nhất là tình trạng hoạt động, người đại diện theo pháp luật.

(16) Trường hợp vi phạm hành chính không thuộc thẩm quyền xử phạt của người lập biên bản thì biên bản và các tài liệu khác phải chuyển cho người có thẩm quyền xử phạt trong thời hạn 24 giờ, kể từ khi lập biên bản.

(17) Không nên nhầm lẫn tất cả vụ việc vi phạm hành chính thuộc trường hợp giải trình thì thời hạn ra quyết định xử phạt là 01 tháng mà cần chú ý quy định tại Điều 66 Luật Xử lý vi phạm hành chính và Điều 17 Nghị định số 118/2021/NĐ-CP thì đối với trường hợp này, thời hạn 01 tháng chỉ áp dụng khi người vi phạm có yêu cầu giải trình (có gửi văn bản yêu cầu giải trình trực tiếp hoặc có gửi văn bản giải trình mà không rút lại yêu cầu).

(18) Không được chủ quan để hồ sơ quá thời hạn 01 tháng mà không ra quyết định đối với các vụ việc quy định tại điểm b khoản 1 Điều 66 Luật Xử lý vi phạm hành chính và tự đưa vụ việc vào trường hợp 02 tháng quy định tại điểm c nhưng không nghĩ rằng đây là trường hợp rất khó khăn và chưa có hướng dẫn cụ thể, rất dễ vi phạm về thời hạn ra quyết định (thuộc trường hợp đặc biệt nghiêm trọng, có nhiều tình tiết phức tạp, cần có thêm thời gian để xác minh, thu thập chứng cứ).

(19) Đối với các trường hợp không tự nguyện thi hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính thì cần chú ý, trong thời hiệu thi hành quyết định phải có hồ sơ thi hành quyết định, có biện pháp đôn đốc, nhắc nhỡ thi hành quyết định, xác minh tài sản, thu nhập để làm cơ sở xem xét có áp dụng biện pháp cưỡng chế hay không và cũng làm cơ sở để chứng minh trách nhiệm trong thi hành quyết định xử phạt và cũng làm cơ sở đề xuất xem xét không thi hành quyết định vì quá thời hiệu.

(20) Đề xuất áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả cần nêu cụ thể, hạn chế nêu chung chung, khó thực hiện.

(21) Chú ý biện pháp công bố công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng việc xử phạt vi phạm hành chính đối với cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính theo quy định tại Điều 72 Luật Xử lý vi phạm hành chính và Điều 18 Nghị định số 118/2021/NĐ-CP.

Đây là những nội dung dễ dẫn đến sai sót nếu cán bộ, công chức, viên chức tham mưu lập hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính chủ quan, thiếu nghiên cứu, đối chiếu các quy định pháp luật về xử lý vi phạm hành chính, nhất là các quy định mới ban hành tại Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2020, Nghị định số 118/2021/NĐ-CP ngày 23/12/2021 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính. Tùy theo tính chất, mức độ của sai sót mà gây ra hậu quả nhất định trong xử phạt vi phạm hành chính và rất dễ dẫn đến phải bị xem xét xử lý trách nhiệm kỷ luật trong thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định số 19/2020/NĐ-CP ngày 12/02/2020 về kiểm tra, xử lý kỷ luật trong thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.

Do đó, trong thời gian tới, đề nghị các cơ quan, đơn vị, địa phương, cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh có liên quan đến công tác xử phạt vi phạm hành chính cần tiếp tục quan tâm, tăng cường nghiên cứu, đối chiếu pháp luật, cũng như nâng cao trách nhiệm phối hợp giải quyết vướng mắc, khó khăn để không xảy ra các sai sót trong lập hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính./.

QUANG NHẬT