Công tác quản lý, lưu giữ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh An Giang

18/01/2021

Trường hợp thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư khác với thông tin trong Sổ hộ tịch thì phải điều chỉnh cho phù hợp với Sổ hộ tịch.

Cũng theo quy định của Luật Hộ tịch, thông tin trong Hộ tịch Cơ sở dữ liệu hộ tịch nói chung, sổ hộ tịch nói riêng phải được quản lý, bảo mật, bảo đảm an toàn; chỉ những cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền mới được tiếp cận và khai thác theo quy định của pháp luật.  Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có trách nhiệm bảo đảm bí mật cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Trước đây, Luật Hộ tịch chỉ quy định Sổ hộ tịch được lưu giữ vĩnh viễn nhưng chưa quy định cụ thể thời hạn lưu giữ đối với hồ sơ đăng ký hộ tịch. Nay, Thông tư 04/2020/TT-BTP đã quy cụ thể Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch được giữ gìn, bảo quản, lưu trữ vĩnh viễn để sử dụng, phục vụ nhu cầu của nhân dân và hoạt động quản lý nhà nước.

Bên cạnh đó, pháp luật cũng có chế tài quy định xử phạt hành chính đối với hành vi vi phạm quy định sử dụng giấy tờ hộ tịch; xây dựng, quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu hộ tịch tại Điều 45 Nghị định 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã. Cụ thể:

- Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

+ Tẩy xoá, sửa chữa làm sai lệch thông tin trong sổ hộ tịch;

+ Sửa chữa làm sai lệch thông tin cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử hoặc phát tán chương trình tin học gây hại cho mạng máy tính, phương tiện điện tử của cơ sở dữ liệu hộ tịch;

- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

+ Huỷ hoại giấy tờ hộ tịch; sổ hộ tịch;

+ Truy cập trái phép, trộm cắp, phá hoại thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử;

Từ những quy định trên cho thấy Sổ hộ tịch, là một bộ phận của Cở sở dữ liệu hộ tịch,  có vai trò vô cùng quan trọng trong công tác quản lý nhà nước về hộ tịch, vì vậy Luật hộ tịch quy định Sổ hộ tịch là tài sản quốc gia, được lưu trữ vĩnh viễn theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản Sổ hộ tịch, giấy tờ, đồ vật hoặc chứng cứ khác liên quan đến đăng ký hộ tịch. Cụ thể là  Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện và Sở Tư pháp có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng Sổ hộ tịch theo đúng quy định của pháp luật; thực hiện các biện pháp phòng chống bão lụt, cháy, ẩm ướt, mối mọt để bảo đảm an toàn. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, cấp huyện và Giám đốc Sở Tư pháp phải chịu trách nhiệm trong việc làm mất, hư hỏng hoặc khai thác, sử dụng Sổ hộ tịch trái pháp luật.

Theo thống kê chưa đầy đủ, đến nay các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh đang lưu giữ trên 15.000 quyển Sổ hộ tịch các loại với hơn 3 triệu dữ liệu hộ tịch, trong đó  tổng số sổ hộ tịch trước 1975 mà Sở Tư pháp đã chuyển giao cho Phòng Tư pháp huyện, thị, thành phố là 1.372 quyển.

Qua công tác kiểm tra hộ tịch hàng năm và đặc biệt là các đợt kiểm tra đột xuất cho thấy một số địa phương trên địa bàn tỉnh chưa thực hiện đúng quy định về việc ghi chép, lưu trữ, bảo quản Sổ hộ tịch, còn để xảy ra tình trạng mất sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch; không ghi chép đầy đủ thông tin vào Sổ hộ tịch; việc sửa chữa sai sót, khóa sổ chưa đảm bảo đúng theo quy định; không có tủ, kệ, kho lưu trữ riêng; không thực hiện phòng, chống mối, mọt, ẩm mốc…. Cụ thể:

- Về ghi chép và sửa chữa sai sót trong Sổ hộ tịch: Sai sót phổ biến là : thông tin đăng ký hộ tịch chưa được ghi chép đầy đủ hoặc không ghi vào Sổ các sự kiện hộ tịch đã được đăng ký; sửa chữa sai sót trong Sổ không đúng quy định (sửa đè lên chữ cũ, dùng bút xóa tẩy xóa và viết đè lên chỗ đã tẩy xoá, công chức hộ tịch không ghi rõ nội dung sửa chữa sai sót; ngày, tháng, năm sửa chữa vào Cột ghi chú của Sổ hộ tịch; Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch không kiểm tra, đóng dấu xác nhận vào nội dung sửa chữa sai sót).

- Về khóa sổ: Một số nơi không thực hiện khóa sổ khi kết thúc năm, không đóng dấu giáp lai và không thống kế số sự kiện hộ tịch đã đăng ký trong năm.

- Về lưu giữ Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch: Đối với cấp huyện thì việc lưu giữ, bảo quản Sổ hộ tịch tương đối tốt, đa số các Phòng Tư pháp đều có kệ, tủ riêng để lưu giữ Sổ hộ tịch, một số Phòng Tư pháp có kho riêng để lưu giữ Sổ hộ tịch. Đối với cấp xã: đa số không có kho lưu giữ riêng, tủ hồ sơ có nhưng một số nơi không đủ để đựng sổ, hồ sơ; sổ và hồ sơ còn lưu giữ ở nhiều nơi; hồ sơ sắp xếp chưa ngăn nắp.

Nguyên nhân:

- Lãnh đạo đôi lúc, đôi nơi chưa nhận thức đầy đủ, sâu sắc về tầm quan trọng của Cơ sở dữ liệu hộ tịch trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch nên chưa có sự quan tâm đầu tư kinh phí xây dựng kho lưu trữ, trang bị tủ kệ lưu trữ, bảo quản, phòng chống ẩm mốc,  mối mọt Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định.

- Công chức tư pháp hộ tịch thường xuyên bị thay đổi, công chức hộ tịch mới chưa nghiên cứu nắm vững nghiệp vụ nên còn để xảy ra sai sót trong ghi chép, lưu giữ hồ sơ đăng ký hộ tịch; việc bàn giao Sổ hộ tịch, hổ sơ đăng ký hộ tịch giữa người mới và người cũ chưa đảm bảo chặt chẽ, không có biên bản bàn giao, không kiểm đếm hồ sơ cụ thể; công chức tư pháp hộ tịch không bảo quản chặt chẽ Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch khi di dời trụ sở, nơi làm việc  nên còn tình trạng thất lạc sổ hộ tịch.

Nhằm khắc phục những tồn tại nêu trên, từng bước nâng cao hiệu quả công tác quản lý, lưu giữ Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về đăng ký, quản lý hộ tịch, cần thực hiện đồng bộ một số giải pháp sau:

Thứ nhất, tăng cường sự lãnh đạo của cấp ủy Đảng, sự chỉ đạo của chính quyền cấp trên đối với công tác đăng ký hộ tịch nói chung và công tác quản lý, lưu giữ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch nói riêng.

Cấp ủy đảng, nhất là người đứng đầu phải có nhận thức đầy đủ, sâu sắc về chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng, Nhà nước về công tác đăng ký và quản lý hộ tịch cũng như vai trò, tầm quan trọng của công tác xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch, trong đó có Sổ hộ tịch và hồ sơ đăng ký hộ tịch. Tiếp tục chỉ đạo các cơ quan đăng ký hộ tịch thực hiện nghiêm túc Luật Hộ tịch năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Bảo đảm sự nhận thức của cơ quan, tổ chức, xã hội về ý nghĩa, vai trò của đăng ký, quản lý hộ tịch và đặc biệt là nhận thức của cán bộ Tư pháp hộ tịch. Tăng cường lãnh đạo, kiểm tra, đôn đốc, sơ kết, uốn nắn kịp thời việc thực hiện công tác đăng ký hộ tịch theo đúng quy định của pháp luật, thực hiện nghiêm túc công tác lưu trữ sổ, hồ sơ hộ tịch không để mất, hư hỏng hoặc sai lệch thông tin trong sổ hộ tịch do buông lỏng quản lý.

Thứ hai, đẩy mạnh tuyên truyền, nâng cao nhận thức trong cán bộ, nhân dân về vai trò và tầm quan trọng của Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Các cấp uỷ, chính quyền địa phương cần tăng cường đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về hộ tịch trong các cơ quan, các tổ chức đoàn thể, cán bộ và nhân dân nhằm nâng cao nhận thức pháp luật cho cán bộ, công chức trong việc chấp hành đúng các quy định pháp luật về lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch. Đảm bảo, mọi cá nhân, công dân và tổ chức liên quan hiểu rõ quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ về đăng ký, quản lý hộ tịch.

Thứ ba, duy trì ổn định và nâng cao năng lực đội ngũ công chức tư pháp – hộ tịch.

Hiệu quả quản lý hộ tịch phụ thuộc rất lớn vào năng lực hoạt động của hệ thống cơ quan quản lý và đăng ký hộ tịch, trong đó đặc biệt là Ủy ban nhân dân cấp xã và đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch chuyên trách. Để có một đội ngũ làm công tác hộ tịch chuyên nghiệp, ổn định lâu dài, ngoài việc tăng cường đào tạo, bồi dưỡng thì UBND các cấp cần bố trí công chức làm công tác  hộ tịch phải đủ tiêu chuẩn theo quy định và phải được bồi dưỡng nghiệp vụ về đăng ký hộ tịch, hạn chế việc luân chuyển, điều động đối với công chức tư pháp-hộ tịch.

Thứ tư, nghiêm túc thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động đăng ký hộ tịch theo quy định.

Tăng cường thanh tra, kiểm tra việc chấp hành trong lĩnh vực đăng ký hộ tịch nhằm giúp Ủy ban nhân dân cấp xã có thể nắm bắt, điều chỉnh và làm đúng những nguyên tắc, quy định về lĩnh vực đăng ký hộ tịch, phòng ngừa những sai sót trong quản lý, đăng ký hộ tịch. Kiên quyết xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm, sai phạm trong công tác đăng ký hộ tịch, nhất là các vi phạm liên quan đến việc làm thất lạc, mất Sổ hộ tịch. Đồng thời cần có sự kết hợp giữa các hình thức kiểm tra, không chỉ thực hiện kiểm tra định kỳ, kiểm tra theo kế hoạch có báo trước mà cần phải tăng cường kiểm tra đột xuất để góp phần nâng cao chất lượng công tác đăng ký hộ tịch.

Thứ năm, UBND các cấp quan tâm bố trí kinh phí đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác quản lý, đăng ký hộ tịch.

UBND các cấp bố trí kinh phí đầu tư trang bị cơ sở vật chất như kho lưu trữ, kệ, tủ hồ sơ đảm bảo cho  công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu, bảo quản sổ hộ tịch, thực hiện các biện pháp phòng chống bão lụt, cháy, ẩm ướt, mối mọt để bảo đảm an toàn Cơ sở dữ liệu hộ tịch trong đó có cơ sở dữ liệu giấy (hệ thống sổ giấy) theo đúng quy định của pháp luật  phục vụ nhiệm vụ quản lý, hoạch định chính sách. /.

PHÒNG HÀNH CHÍNH TƯ PHÁP